Tổ chức tiệc tất niên: Kinh nghiệm hướng dẫn A - Z

Tổ chức tiệc tất niên: Kinh nghiệm hướng dẫn A - Z

Tổ chức tiệc tất niên: Kinh nghiệm hướng dẫn A - Z

13/04/2020

Cứ vào mỗi dịp cuối năm, các công ty, doanh nghiệp thường tổ chức buổi lễ tất niên gặp mặt cuối năm. Đó là bữa tiệc hội ngộ quan trọng và cũng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Để tri ân những cố gắng, những nỗ lực của nhân viên trong suốt một năm làm việc. Buổi tiệc tất niên cuối năm không chỉ đơn thuần là buổi gặp mặt, nó còn mang ý nghĩa tinh thần rất lớn với mỗi thành viên. Vậy việc tổ chức tiệc tất niên cần chuẩn bị những gì? https://tour.pro.vn/ cho rằng dưới đây sẽ là một số gợi ý, kinh nghiệm và hướng dẫn chi tiết, để Quý khách lên kế hoạch cho một bữa tiệc tất niên ý nghĩa và vui vẻ.

I. Tổ chức tiệc tất niên được hiểu thế nào?

Trong văn hóa từ lâu của người Việt Nam, tổ chức tiệc tất niên cuối năm là buổi gia đình sum họp quây quần bên nhau sau mỗi một năm. Đối với các công ty, tổ chức hay doanh nghiệp cũng vậy. Buổi tiệc tất niên thường được lựa chọn tổ chức vào dịp cuối năm. Buổi lễ thường niên được tổ chức trong không gian trang trọng, ấm cúng. Các thành viên có buổi nói chuyện tổng kết lại một năm đồng hành và cùng nhau hướng đến một năm mới, khát khao đạt nhiều thành quả hơn trong công việc.

II. Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên

Theo kinh nghiệm tổ chức tất niên từ chúng tôi, để tổ chức một buổi tất niên hoành tráng và rực rỡ. Bạn cần làm việc đầu tiên là lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên thật chi tiết. Càng có nhiều thời gian chuẩn bị càng tốt, nhiều thời gian sẽ giúp bạn thoải mái trong việc lựa chọn ý tưởng. Chuẩn bị chu đáo mọi khâu tổ chức, chạy thử chương trình nếu cần…

(Mỗi kế hoạch tổ chức tiệc tất niên được thiết kế riêng hoặc theo yêu cầu của từng đơn vị khách hàng. Phụ thuộc vào quy mô và trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức. Nên Quý khách có yêu cầu lên kế hoạch + báo giá chi tiết + kịch bản chương trình xin vui lòng liên hệ: 0932.04.03.78 để được tư vấn miễn phí).

III. Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên là yếu tố cực kỳ quan trọng, nó sẽ quyết định sự thành công của mỗi chương trình. Chính yếu tố quan trọng của việc lên ý tưởng, mà người thực hiện nó lên có sự chuẩn bị và hiểu biết về ý nghĩa, mục đích của sự kiện. Dưới đây sẽ là một số gợi ý về ý tưởng tổ chức một buổi tiệc tất niên cơ bản, bạn có thể tham khảo như sau:

- Tất niên kết hợp chương trình tổ chức gala dinner.

- Tổ chức sự kiện tất niên tri ân cán bộ, nhân viên công ty

- Liên hoan cuối năm, tổng kết cuối năm

- Tiệc công ty tổ chức kết hợp tri ân, hội nghị khách hàng.

- Tổ chức tiệc cuối năm kết hợp team building, vui chơi...

Bạn cần những yếu tố nào khi lên ý tưởng tất niên, để phân loại cho từng sự kiện. Mục đích của từng vấn để để có những ý tưởng mới mẻ, sáng tạo, điều đó sẽ khiến chương trình của bạn sẽ ấn tượng và để lại nhiều cảm xúc cho khách tham dự buổi tiệc. Bạn có thể áp dụng một số những ý tưởng ví dụ như dưới đây:

+ Dạ tiệc hội cuối năm:

Đây sẽ là ý tưởng phổ biến nhất, chương trình đơn giản là một bựa tiệc ấm cúng. Các thành viên quây quần trò chuyện, kết hợp với các hoạt động giao lưu văn nghệ, vui chơi sân khấu…

+ Tổ chức tiệc tại bể bơi (Pool party):

Ý tưởng của sự kiện kiểu này khá mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có văn hóa trẻ trung, thích sự cuồng nhiệt.

+ Chủ đề người tiên phong:

Một bữa tiệc cuối năm để vinh danh những đóng góp, thành tích nổi bật của các cá nhân, hay các đội nhóm đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. 

+ Dạ tiệc sắc màu:

Ý tưởng quý phái với tông màu chủ đạo, theo tính cách từng doanh nghiệp, hay tổ chức cụ thể. Bạn có thể lựa chọn màu sắc để lên ý tưởng, chắc chắn sẽ rất thành công.

IV. Các bước chuẩn bị cơ bản tổ chức tất niên

Về cơ bản một chương trình tổ chức tất niên thực hiện không hề khó, nhưng cũng không hề đơn giản. Bởi nó mang tính chất theo từng mực độ quan trọng của sự kiện. Bạn cần phải chuẩn bị nhiều thừ cùng lúc và không thể bỏ qua bất cứ thứ gì. Nhưng chắn chắn sẽ bao gồm các bước chuẩn bị cơ bản dưới đây, để có thể chuẩn bị cho một chương trình thật chu đáo.

- Chuẩn bị danh sách, số lượng người tham gia:

Số lượng người tham gia sẽ là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tổ chức của chương trình. Nó giúp bạn định hình khu vực, địa điểm tổ chức, số lượng quà tặng nếu có, bàn tiệc, suất ăn cụ thể.
Nếu bạn không nắm bắt được những con số, dẫn đến vỡ kế hoạch và hụt ngân sách được chi. Vì vậy bạn nên chủ động, cập nhật danh sách khách mới, số lượng khách VIP để phục vụ cả vấn để setup bàn tiệc sao cho vị trí ngồi hợp lý.

- Xác định thời gian tổ chức, tìm kiếm địa điểm:

Thời gian tổ chức buổi lễ tất niên thông thường là ngày làm việc cuối cùng trước khi nghỉ tết. Nhưng do nhiều thành viên có thể phải về quê xa ăn tết, nên bạn cần làm sớm hơn một vài ngày. Để bữa tiệc công ty, doanh nghiệp sẽ đông đủ nhất có thể.

Tìm kiếm địa điểm cũng là một vấn đề, do là dịp cuối năm nên cũng có rất nhiều các đơn vị khác họ tổ chức. Nên bạn cần lựa chọn tìm kiếm và đặt chỗ càng sớm cáng tốt. Và dưới đây sẽ là các gợi ý cho bạn để lựa chọn một địa điểm với không gian phù hợp với chương trình.

+ Không gian tổ chức trong nhà

  • Khách sạn
  • Nhà hàng
  • Trung tâm hội nghị
  • Club, quán bar

+ Không gian tổ chức ngoài trời

  • Khu vườn nhà hàng ẩm thực
  • Khu du lịch sinh thái
  • Bãi biển
  • Sân thượng khách sạn
  • Khu bể bơi ngoài trời
  • Khuôn viên các resort

+ Những lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức

  • Địa điểm không quá xa, càng gần trung tâm thành phố càng tốt.
  • Không gian rộng đủ cho số lượng khách mời dự kiến.
  • Bãi đỗ xe rộng rãi, an ninh tốt
  • Không gian phù hợp phục vụ cho kế hoạch tổ chức
  • Đồ ăn ngon, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm
  • Giá cả dịch vụ nên so sánh nhiều địa điểm để hợp lý với chi phí

V. Khung chương trình tổ chức sự kiện tất niên

Một chương trình tổ chức tiệc tất niên cần có cả phần lễ và phần hội. Bạn có thể hiều đơn gian là phần phát biểu, nghi thức và phần tiệc, vui chơi. Nếu bạn cần chuẩn bị một kịch bản chuyên nghiệp thì có thể liên hệ công ty tổ chức sự kiện tiệc tất niên. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn chi tiết nhất, còn thông thường bạn cần chuẩn bị một số phần như sau:

- Phần lễ, văn nghệ mở đầu trong chương trình:

Phần lễ, văn nghệ mở màn cho chương trình bạn cần phải lựa chọn kĩ càng, gây được ấn tượng mạnh đến khách mời tham dự. Bạn có thể xem thêm một số gợi ý dưới đây.

+ Tiết mục mở màn ca múa nhạc, diễn kịch... từ nhân viên công ty hoặc văn nghệ sĩ thể hiện.

+ Phần đại diện lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp phát biểu.

+ Video trình chiếu giới thiệu về doanh nghiệp hoặc sự kiện điểm nhấn.

+ Tiết mục game show mở màn vui nhộn, hài hướng.

+ Tiết mục khen thưởng, tặng quà tri ân các cán bộ nhân viên đạt thành tích xuất sắc trong năm nếu có.

+ Chương trình bốc thăm may mắn tặng quà nếu có. 

- Phần hội, tiệc chính của buổi lễ:

Phần hội là phần tiệc dùng bữa, có thể setup theo bàn và định lượng món ăn hoặc buffet tiệc đứng trang trọng. nhưng dù ăn hình thức nào cũng cần đầy đủ các món.

+ Món khai vị: Thông thường món khai vị sẽ là sup, khoai, ngô chiên...

+ Món chính: Có thể lựa chọn tổng hợp hoặc chủ thể theo sở thích, đáp ứng được yêu cầu no đủ.

+ Món ăn tráng miệng: Những loại trái cây ngon mát hay cốc chè mát lạnh. 

+ Đồ uống: Bạn có thể lựa chọn uống nước ngọt, bia, rượu.

- Nhân sự và thiết bị chuẩn bị cho chương trình:

Tùy thuộc vào sự đầu tư của doanh nghiệp với mỗi chương trình. Từ cách tổ chức cây nhà lá vườn hay đi thuê công ty tổ chức tất niên chuyên nghiệp. Để bạn có thể cân nhắc xem phần chuẩn bị nhân sự và thiết bị cho chương trình một cách phù hợp. Dưới đây là một số thông tin hướng dẫn tham khảo, bạn có thể sử dụng.

+ Thiết bị, đạo cụ chuẩn bị

  • Trang phục, đạo cụ cho các tiết mục
  • Backdrop, bandroll...
  • Camera, máy quay phim, chụp ảnh
  • Thiết bị âm thanh, ánh sáng
  • Màn hình led, sân khấu
  • Thiết bị tạo khói... 

+ Nhân sự cho chương trình

  • Quản lý điều phối công việc tổng
  • MC thực hiện chương trình
  • Lễ tân đón tiếp
  • Ekip hỗ trợ chạy chương trình
  • Nhân viên an ninh đảm bảo cho chương trình. 

VI. Ngân sách chuẩn bị cho tổ chức tiệc cuối năm

Bạn cần lên chi tiết những thứ cần chuẩn bị cho buổi lễ, để dự trù kinh phí cho buổi tiệc với ngân sách của mình. Phần chi phí thì vô cùng, tùy vào quy mô và mức độ bạn hướng đến, mục địch của mỗi sự kiện, khách mời tham dự. Nhưng căn bản sẽ bao gôm các chi phí như sau: 

- Đồ ăn, đồ uống

- Thuê địa điểm tổ chức

- Trang trí: hoa, bóng bay, cổng chào...

- Âm thanh, ánh sáng, loa, đèn...

- Chi phí thuê ca sĩ, nghệ sĩ,…

- Thiết kế in ấn

- Photo, camera

- Đạo cụ game show

- Quà tặng cho khách mời

- Bảo vệ an ninh

- Chi phí dự trù các vấn đề phát sinh

VII. Tổng kết bài viết kinh nghiệm, hướng dẫn tổ chức tiệc tất niên

Trên đây là kinh nghiệm và những hướng dẫn tổ chức buổi tiệc tất niên cuối năm. Các phần được lựa chọn chi tiết, hướng dẫn một cách phổ thông và đơn giản. Trong trường hợp bạn và đơn vị cơ quan không có thời gian để lên kế hoạch tổ chức cho buổi lễ tất niên cuối năm. Chúng công ty chuyên tổ chức các sự kiện, tiệc tất niên chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động sáng tạo, đã có nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, được đông đảo khách hàng yên tâm lựa chọn. Sẽ là một gợi ý hoàn hảo mang đến các chương trình đặc sắc, ý nghĩa, ấn tượng.

VIẾT BÌNH LUẬN CỦA BẠN:
Gọi ngay: 0932.04.03.78

Sản phẩm đã được thêm vào giỏ hàng

popup

Số lượng:

Tổng tiền:

icon icon icon
Gọi ngay: 0979.033.269